home

IvI - UHD - Committee Process & Documentation

http://uva.nl/



Purpose

This page is to explain the UHD committee process and required documentations.

Charter

The UHD committee advises the director of the institute regarding promotions to the ranks of UHD2, UHD1 or D1 of staff members. Basically the committee is in a dormant state until it is activated by the director of IvI. The committee reports back exclusively to the director of IvI. Additional info about these functions and requirements can be found here:
Additionally the UHD committee was asked to help with evaluating Mc Gillavry fellowship candidates as successful candidates are typically offered a tenure track position leading to UHD. The director may also in other cases ask advice or help from the committee. All such requests go from the director to the chair of the UHD committee, who then processes the request in the committee.

Committee

The IvI UHD core committee consists of:
For each candidate this committee will be augmented with:
Secretarial support:
    dhr. F.B. (Erik) Hitipeuw,
    F.B.Hitipeuw<at>uva.nl
    +31205257462

Process

  1. The director IvI does a call to all group leaders to propose the promotion of some group member(s) to one of the ranks of [UHD-2, UHD-1, D1].
  2. Another possibility is that a group leader takes the initiative to ask the director to consider some group member for promotion.
  3. In all cases the group leaders send the requests to the director IvI, not to the UHD committee. This request can be in the form of a letter as is mentioned in the Documentation section as item 1, or in a different way. If applicable a proposal should be enclosed on how to financially cover the appointment/promotion.
  4. The director IvI may discuss with the group leader if the director would or would not support such promotion. It is at the director's discretion if he supports or declines a nomination. If he does not support a nomination the UHD committee is not activated for that nomination.
  5. The director activates the UHD committee by sending the list of nominations to the chair of the UHD committee.
  6. The chair informs the committee of the directors request.
  7. The chair of the UHD committee asks the secretarial support to collect the necessary documentation. For that list see the topic "Documentation".
  8. All communication and discussion in the UHD committee and between the UHD committee and the director is strictly confidential.
  9. The UHD committee sets one of more dates to interview the candidate(s). Candidates are scheduled and invited.
  10. The candidates are interviewed in sessions of about 1 - 1,5  hour. The hour consists of:
    1. 20-30 minutes presentation by the candidate
      The committee requests to receive the presentation, preferably in pdf, at the end of the session.
    2. 20-30 minutes Q & A
      The candidate is excused at this point and informed that further communication with him will go through the director IvI.
    3. 20-30 minutes discussion by the committee
  11. If one or more of the committee members is/are in conflict of interest (e.g.  group leader or member/nominator of one of the candidates), that committee member will be excused for that part of the session, all discussions and all emailing regarding that candidate.
  12. The committee may schedule additional discussion meeting(s) if needed.
  13. If a member of the committee can not be present at the interview of a candidate, that member is asked to review the documentation and send an evaluation plus questions to the other members of the committee 2 working days before the interview.
  14. The committee will come up with an advice per candidate, typically in the form of a letter and attachments consisting of the documentation that was provided to the committee, including the presentation.
  15. The director IvI only gets the advice. The discussions inside the UHD committee are also towards him confidential.
  16. If the director IvI wants additional information he may request so by contacting the chair.
  17. The director IvI decides if he follows the advice and communicates with the candidate and eventually the personnel department.
  18. If new events or facts warrant an augmented advice, the director can consult the UHD chair.
  19. If the group leader of candidate wants extra explanation on advices, then contact the director IvI.
  20. If anyone has general questions on operations of the UHD committee or requested documentation, obviously any UHD committee member can be approached.

Documentation for UHD promotions

  1. Letter from the group leader containing the request/recommendation and includes the current and requested function profile, competences, result area's and appointment-criteria (see UFO profile).
  2. Curriculum Vitae from the candidate including publication list, research and education activities, in particular the last 3 years, awards, and funding.
  3. Check if candidate has a BKO certificate.
  4. Three letters of recommendation from esteemed members of the community outside of the UvA. These letters should ideally reflect a multiple continents distribution (e.g. coming from EU and USA) indication international impact and standing in the field.
  5. A research and an education vision statement, each with a maximum length of one A4. These documents should present the vision on the contribution to ICT research, the core research question, and the contribution to teaching.
  6. A short citation analysis composed by the candidate presenting the h-index and comparing it to peers in the same field with same age and experience.
  7. The committee would like to see a summary of the teaching evaluations.
  8. Reports of:
    The latter is mandatory. 

Documentation for D promotions

  1. Letter from the group leader containing the request/recommendation and includes the current and requested function profile, competences, result area's and appointment-criteria (see UFO profile).
  2. Curriculum Vitae from the candidate including education activities, and if applicable research and awards.
  3. Check if candidate has a BKO certificate.
  4. A letter of recommendation from the director of education.
  5. An education vision statement with a maximum length of one A4. The documents should present the vision on and the contribution to teaching.
  6. The committee would like to see a summary of the teaching evaluations.
  7. Reports of:
    The latter is mandatory. 

Note

(in Dutch)

1. aankondigen beoordeling

Een beoordeling kan pas worden gehouden nadat er minimaal 3 en maximaal 12 maanden van tevoren een jaargesprek is geweest (uitzonderingen: de beoordeling van een uitzendkracht voordat deze in dienst komt, of de eerste verlenging van een tijdelijke medewerker). In principe wordt het onderwerp van beoordeling daar aangekondigd. Het initiatief tot een beoordeling komt van de leidinggevende. Daarnaast mag de medewerker ook zelf een verzoek tot beoordeling doen bij de directeur IvI (in dat geval ongeacht of er al een jaargesprek is geweest). De directeur kan hierop in gaan door aan de leidinggevende aanwijzing te geven om een beoordeling uit te voeren.

Template mail

Mail aan groepsleiders:
van: <Directeur IvI>
reply to: <Directeur IvI>
subject: UHD ronde 2015

Beste groepsleiders,

Zoals eerder bepaald in het MT(plus)-overleg is de deadline voor de bevorderingsronde 2016 voor onze staf gesteld op <juniDD> . Indien U kandidaten wilt voordragen, stuur dan een aanbevelingsbrief (stuk 1 uit onderstaande lijst) naar de directeur. Zo spoedig mogelijk daarna zal de UHD-commissie aan het werk gaan om de voordrachten te beoordelen, interviews te houden en advies uit te brengen aan de directeur.

LET OP: stuur voorstellen naar de directeur <Directeur IvI>, niet naar de UHD cie. De directeur schakelt eventueel de commissie in. De secretaris van de commissie verzamelt dan de navolgende documentatie:

1) Aanbevelingsbrief van de leidinggevende (waarom komt betrokkene in aanmerking tot een bevordering) met huidige en gewenste Functieprofiel - Compententies, resultaatgebieden en indelingscriteria.
2) CV van betrokkene met lijst van publicaties, onderzoek en onderwijsactiviteiten (overzicht onderwijs en onderzoek inspanningen en resultaten in de laatste 2 of 3 jaar), eventuele blijken van (internationale) erkenning, eventueel aanbevelingsbrief van de onderwijsdirecteur (zier ook 4).
3) Toetsen - BKO certificaat. Voor interne kandidaten voldoet het bij punt 3 te melden of de kandidaat in bezit is van het certificaat.
4) In geval van UHD drie aanbevelingsbrieven van buiten de UvA en wellicht vanuit het buitenland (andere universiteiten). In geval van een een D1 functie moet er een aanbevelingsbrief van de onderwijsdirecteur zijn.
5) een onderzoeks- en een onderwijsstatement, elk met een maximale lengte van één A4. Deze stukken moeten de inhoudelijke visie op de bijdrage aan ICT onderzoek, de kern onderzoeksvraag, en onderwijs weergeven;
6) een korte, door de kandidaat zelf opgestelde citatie-analyse, waarin naast de gebruikelijke kwantitatieve informatie (zoals h-index) een vergelijking wordt opgenomen met collega’s van dezelfde generatie en in hetzelfde specialistische deelgebied als de kandidaat.
7) Daarnaast zou de commissie ter beoordeling van het onderwijs graag inzage willen in de onderwijsevaluaties.
8) Verslagen van:
  - laatste jaargesprek
  - en daarna beoordelingsgesprek. In ieder geval een kort beoordelingsgesprek en verslag daarvan is nodig. 

Ten overvloede:
- commissie bestaat momenteel uit Fokkink (VU), Endriss (ILLC), Smeulders ( UvA), De Rijke (UvA) en voorzitter De Laat (UvA). Secretaris is Erik Hitipeuw (UvA)
- de commissie gaat zo spoedig mogelijk na ontvangst alle stukken van de directeur aan het werk.
- de commissie zal een interview houden met de kandidaat en eventueel referenten benaderen.
- de commissie brengt exclusief aan de directeur advies uit.
- verzoeken om additionele informatie omtrent adviezen/beslissingen via directeur.

Met vriendelijke groet,
Jan Bergstra
Directeur IvI.

Previous committees

2011-04-01 <-> 2016-04-05